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Agent

Agente

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Supervisor

Supervisore

ContentContenuti

Table of Contents
maxLevel2

Introduction

Inside uContact you will find two types of users

  • Agent
    uContact Agent is a module for the call centre agent as the total solution for integration with features relating to data capture, monitoring by states and integrated communications with the uContact platform.

  • Supervisor
    uContact Supervisor is responsible for all system management, it manages and monitors campaigns and dialers, permits, users, suppliers are created and workflows are set up along with forms and reports.

Operative systems

Introduzione


All'interno di uContact troverai due tipologie di utenti

  • Agente
    uContact Agent è un modulo per l'agente del call center e rappresenta una soluzione completa per l'integrazione con funzionalità relative all'acquisizione di dati, al monitoraggio degli stati e alle comunicazioni integrate con la piattaforma uContact.

  • Supervisore
    uContact Supervisor è il portale responsabile di tutta la gestione del sistema, attraverso il quale è possibile gestire e monitorare le campagne e dialer, vengono creati permessi di accesso per utenti e fornitori e vengono impostati i flussi di lavoro oltre che a moduli e report.

Sistemi operativi
(blue star) Windows (blue star) MacOS (blue star) Ubuntu

Browsers
(blue star) Chrome (blue star) Firefox

Login di Accesso uContact

Login

When you navigate to uContact you enter the Login screen of the Portal.

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Here you will find the follow

  • uContact logo

  • User and Password fields

  • User profile combo box

  • Language combo box

  • Login button

  • Password recovery link

  • Software version

To enter simply fill in the fields with your username and password, select your profile, language and press Start

  • By default the language is the same as that of your browser

  • You can also enter by pressing the "Enter" key

Notifications

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Info

On the top right you can see a series of icons which have the functionality to notify the user about different events .

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titleSee notifications details

These are:

  • Inbound Campaign Status
    The user can see a summary from the Campaign Summary that has access to.

  • Chat
    Shows the amount of unread chats between users.

  • WebChat
    Shows the amount of unread chat of the user.

  • SMS
    Shows the amount of unread sms of the user.

  • Twitter
    Shows the amount of twitter notifications of the user.

  • Facebook
    Shows the amount of facebook notifications of the user.

  • Email
    Shows the amount of unread eMails of the user.

  • Gamification
    Shows the amount of notifications from gamification.

  • Notifications
    Shows the customised notifications. 

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titleSee campaign status

When the user unfolds the Inbound Campaign Status it shows

  • Campaign

    • Available

    Appena connesso al portale uContact, l’utente si ritroverà sulla schermata di accesso del portale.

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    Gli elementi che saranno presenti in questa pagina sono:

    • logo uContact

    • Campi utente e password

    • Casella scelta del profilo utente

    • Casella scelta della lingua

    • Pulsante di accesso

    • Link per il recupero della password

    • Versione software

    Per entrare è sufficiente compilare i campi con nome utente e password, selezionare il profilo, la lingua e premere Login.

    • Di default la lingua del portale sarà la stessa del tuo browser

    • L’utente potrà effettuare il login anche premendo il tasto “Invio” sulla tastiera

    Notifiche

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    Info

    In alto a destra sul portale saranno presenti una serie di icone che hanno la funzionalità di avvisare l'utente di diversi eventi.

    Expand
    titleDettagli delle notifiche

    Le notifiche saranno:

    • Status Campagne Inbound
      L'utente può visualizzare un riepilogo dalle campagne a cui ha accesso.

    • Chat
      Mostra la quantità di chat non lette tra gli utenti.

    • WebChat
      Mostra la quantità di Webchat non lette dell'utente.

    • SMS
      Mostra la quantità di sms non letti dell'utente.

    • Twitter
      Mostra la quantità di notifiche di Twitter dell'utente.

    • Facebook
      Mostra la quantità di notifiche di Facebook dell'utente.

    • Email
      Mostra la quantità di messaggi di posta elettronica non letti dall'utente.

    • Notifiche
      Mostra la quantità di notifiche personalizzate.

    Expand
    titleStatus Campagne

    Quando l'utente visualizza lo stato delle campagne Inbound, verranno mostrate le seguenti informazioni:

    • Campagna

    • Disponibilità

    • Service Level (SL)

    • Service Level 2 (SL2)

    • Abandoned Rate

    • Average HoldTasso di abbandono

    • Attesa media

    • ACD

    • Wrap-Up

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    When the user has an incoming call from a certain campaign, the ACD value will turn 1 on the corresponding campaign.

    The user will be notified for this, like is shown on the next picture:

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    User Profile

    Located on the upper right corner, the user can see:

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    • His username

    • Current state

    • Online time

    Expand
    titleAbout the user state

    • A green circle indicates that the user is Online.

    • A gray circle indicates that the user is Paused.

    • If the user is on a break, for example "Lunch", that icon will be shown

    Expand
    titleUser menu

    Clicking on the profile of the user, deploys a menu that lets him change some personal features as:

    • Main and Break Background

    • Agent Profile

    • Change Password

    • Lock Screen

    • Sound Notifications

    • Sound Configuration

    • Check Connectivity

    • Check STUN Connectivity

    • Log out

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    Backgrounds

    By clicking on Background or Break Background a new box is displayed to select the colors, it's the same for both options.

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    Tip

    It is recommended to have different colors for Main and Break to avoid confusion.

    Expand
    titleDetailed profile

    Clicking on the profile button, a modal will open with detailed information of de user.

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    Interactions

    The agent can see his own progress, incoming and outgoing calls, as well as sms, mail and social media interactions such as twitter or facebook and the webchat of the day.

    Times

    The agent can also see his logged time, total break time, the time he was speaking and the time he was free.

    The free time is the time that the agent was logged without being on a break or making a call. It is to say (Logged - (Spoken + Break)) = Free.

    Tables and charts

    Besides he has the possibility to see a timeline detailing his activities, a table that indicates the times of each breaks he made and a chart of the day by hour.

    The chart is divided by time and shows the number of calls, sms of the agent (whether incoming or outgoing ) and the number of incoming webchats.

    If the mouse is placed above the chart, a picture appears containing the amount of calls or sms and the time they were made.

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    Note

    • Both tables (the timeline and the breaks) stocks its data on the pc that the Agent is using, this implies that if the Agent makes a change of pc or cleans the caché of the one he is using, the data of the tables will reset.

    • The times as well as the interactions of the Agent and the chart saves its data on the server, therefore this data will remain on the Agent's account.

    • All data resets daily.

    Expand
    titleProfile picture

    It is possible to change the admin profile photo by doing click on the profile photo (it can be done by clicking it from the profile tab as well as the image located on the top of the screen).

    When pressing the profile photo the next image will open where you can create you avatar as well as uploading a personal image.

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    To create a new avatar, press on 'Create avatar' and the editor window will be displayed.

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    Expand
    titlePassword change

    The agent has the option to change his password.

    A window will appear in which he has to put:

    • his old password

    • his new password two times

    • Save

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    titleLock screen

    When locked, the agent will not have access to any functionality.

    To unlock the screen, the agent's password is needed.

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    Tip

    It is important to remember to put the agent on pause or on a break before locking, otherwise he can get calls which he can not answer.

    Expand
    titleSound Notifications

    The Agent can turn on/off the notifications sound.

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    In order to apply this change, the user must Log In again.

    Expand
    titleCheck Connectivity

    It will take the user to another tab, where connectivity can be checked, microphone, web cam, network, connectivity and throughput.

    When the user clicks on the Start button on top the test will begin, if one of the categories fails the test it will appear in red.

    Expand
    titleCheck STUN Connectivity
    It addresses in a new tab to a page where you can check the correct operation of

    • (intervallo temporale dopo una chiamata in cui l’agente non può ricevere chiamate)

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    Quando l'utente riceve una chiamata in arrivo da una determinata campagna, il valore ACD diventerà 1 sulla campagna corrispondente.

    All’utente verrà notificato l’ACD nella seguente maniera:

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    Profilo Utente

    Nell’angolo in alto a destra, l’utente visualizzerà:

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    • Il suo username

    • Lo stato attuale

    • Da quanto tempo è online

    Expand
    titleInformazioni sullo status utente

    • Un cerchio verde indica che l'utente è online.

    • Un cerchio grigio indica che l’utente è in pausa.

    • Se l’utente imposta una particolare pausa, come per esempio “Pranzo”, quell’icona verrà mostrata.

    Expand
    titleMenu utente

    Cliccando sul profilo dell’utente, verrà visualizzato un menu che permette di cambiare alcune impostazioni personali come:

    • Sfondo piattaforma

    • Profilo Agente

    • Cambio password

    • Blocco schermo

    • Notifiche sonore

    • Configurazione suoni

    • Check connettività

    • Check connettività STUN

    • Log out

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    Sfondo

    Cliccando su Sfondo o su Sfondo Pausa sarà possibile selezionare una serie di colori con cui poter personalizzare la piattaforma.

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    Tip

    Si raccomanda di avere colori differenti tra pausa e principale, per evitare confusioni.

    Expand
    titleDettagli profilo

    Cliccando sul Profilo, una schermata verrà aperta con i dettagli dell’utente.

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    Interazioni

    L’agente può visualizzare i suoi progressi, chiamate in entrate e uscita, sms, mail e interazioni sui social media come twitter o facebook e le webchat del giorno.

    Orario

    L’agente potrà visualizzare da quanto tempo è loggato sul portale, quanta pausa ha effettuato, il tempo passato a interagire con i clienti e il tempo libero.

    Il tempo libero è il tempo in cui l'agente è stato loggato senza essere in pausa o effettuare una chiamata. Vale a dire (Tempo loggato - (Tempo in chiamata+ Pausa)) = Tempo libero.

    Tabelle e grafici

    Inoltre l’utente ha la possibilità di vedere una cronologia dettagliata delle sue attività, una tabella che indica gli orari di ogni pausa che ha fatto e un grafico della giornata suddiviso per ore.

    Il grafico è diviso per ore e mostra il numero di chiamate, gli sms dell'agente (sia in entrata che in uscita) e il numero di webchat in entrata.

    Se il mouse viene posizionato sopra il grafico, viene visualizzata un'immagine contenente il numero di chiamate o sms e l'ora in cui sono stati effettuati.

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    Note

    • Entrambe le tabelle (la timeline e le pause) immagazzinano i propri dati sul pc che l'Agent sta utilizzando, questo implica che se l'Agent fa un cambio di pc o pulisce la cache di quello che sta utilizzando, i dati delle tabelle verranno resettati .

    • I tempi così come le interazioni dell'Agente e il grafico salvano i suoi dati sul server, pertanto questi dati rimarranno sull'account dell'Agente.

    • Tutti i dati vengono ripristinati quotidianamente.

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    titleFoto Profilo

    È possibile cambiare la foto del profilo cliccandoci sopra (può essere fatto facendo clic su di essa dalla scheda del profilo e sull'immagine situata nella parte superiore dello schermo).

    Quando si clicca sulla foto del profilo si aprirà l'immagine successiva in cui è possibile creare il proprio avatar e caricare un'immagine personale.

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    Per creare un nuovo avatar, cliccare su “Crea Avatar”, ed una finestra di editing verrà visualizzata per la creazione.

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    Expand
    titleCambio Password

    L’agente ha la possibilità di cambiare la propria password.

    Una finestra verrà visualizzata in cui dover inserire:

    • la vecchia password

    • la nuova password per due volte

    • cliccare su Salva

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    titleBlocco schermo

    L’agente avrà la possibilità di bloccare il proprio schermo.

    Per poter accedere di nuovo alle funzionalità del portale sarà necessario inserire la password

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    Tip

    È importante ricordare di inserire l’agente in pausa prima di bloccare lo schermo, altrimenti potrebbe ricevere delle chiamate alle quali non risponderà.

    Expand
    titleNotifiche Sonore

    L’agente può accendere e spegnere le notifiche sonore.

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    Al fine di effettuare questo cambiamento, l’utente deve loggarsi di nuovo.

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    titleCheck Connettività

    L'utente verrà indirizzato a un'altra scheda, dove è possibile controllare la connettività, il microfono, la webcam, la rete e la connettività.

    Quando l'utente clicca sul pulsante Start in alto, il test inizierà. Se una delle categorie fallisce il test apparirà in rosso.

    Expand
    titleCheck Connettività STUN

    Questa funzionalità indirizza ad una nuova schermata dove l’utente potrà controllare il corretto funzionamento del protocollo WebRTC.