Email

Mediante questo tool gli utenti uContact possono ricevere ed inviare email dal portale.


Amministrazione Email

 

Configurazione Base Email

Consente all’utente di creare la campagna Email.

Dati Campagna

  • Nome
    Nome della campagna per essere identificata.

  • Livello di Servizio
    Percentuale delle chiamate ricevute dall’agente nel tempo stabilito.

  • Strategia
    Comportamento della campagna. Per avere ulteriori informazioni, si prego di visitare la pagina Strategies

  • Schedule
    Tempo di disponibilità della campagna, ovvero in cui gli agenti sono disponibili per avere interazioni.
    Per aggiungere una configurazione schedule bisogna aggiungerla con il tasto '+' ed una nuova finestra apparirà in modo da poter aggiungere la schedula.
    Per eliminare la schedula bisogna selezionarla dalla lista e cliccare sul tasto, '-'.

Dati Email

  • Account
    Account email che riceverà le email.

  • Password
    Password dell’account. Se scritto in modo sbagliato, l’utente sarà informato e la campagna non verrà creata finchè la password non risulta corretta.

  • Outbound SMTP
    Protocollo per il semplice trasferimento di email.

  • Inbound IMAP
    Protocollo per avere accesso ai messaggi.

  • Port
    Numero di porta indicato

Per terminare la creazione l’utente deve cliccare sul tasto “Salva”.

Questi parametri hanno già un valore predefinito per la funzionalità propria della campagna.

Per saperne di più, visitare la pagina Important concepts - Omnichannel


Numero massimo di interazioni per Agente
Limita la quantità di interazioni che un agente può avere attive contemporaneamente. Le restanti attendono in coda.

Abilita
Il sistema può avere una campagna email che non è attiva senza doverla eliminare del tutto e perdere le informazioni. Se si clicca su abilita, la campagna può essere utilizzata.

Recevi Email
Se abilitato entreranno nel sistema le email da questo indirizzo email.

Firma
Nel Template si può configurare e può essere poi utilizzata una nuova firma che verrà qui assegnata. Quando un agente risponde ad una email da una specifica campagna, la firma viene caricata automaticamente.

Qualifica di abilitazione
Quando la checkbox è attiva, essa abilita 2 campi in più che saranno utilizzati per configurare la valutazione di ciascuna email in uscita dalla campagna assegnata.

  • Motivation to qualify
    E' il titolo della qualifica; potrebbe essere “Qualifica il servizio” e sarà sopra le icone di valutazione.

  • Grazie per la valutazione
    Cliccando su questo campo, verrà mostrata la modalità per scrivere un messaggio di ringraziamento che apparirà al cliente dopo la sua valutazione.

Una volta avvenuta la configurazione e salvata, quando viene inviata un email da tale campagna, il destinatario può valutarla.

Soglie
Sono delle statistiche in tempo reale, misurate in secondi. . Per maggiori informazioni visitare la pagina Thresholds - Omnichannel

Messaggio di conferma
Quando la casella è attiva con la casella di test accanto è possibile avere un Template ad hoc. Esso lavorerà nel modo seguente: quando un cliente invia una email mediante la campagna, egli riceverà automaticamente un’email con il template e l’agente avrà l’interazione con il cliente.

Crittografia/Sicurezza
L’utente ha 3 opzioni differenti TLS, SSL e SMTP. 

  • Esempio per configurazione Gmail
    Outbound SMTP                       Port
    smtp.gmail.com                         587
    Inbound IMAP
    imap.gmail.com                         993

Quando le due opzioni sono configurate correttamente, lo stato di ognuna diventerà verde, al contrario diventerà rosso, ad indicare che il campo deve essere modificato e corretto.

Creata la campagna, questa apparirà nell’elenco sulla parte destra dello schermo.

Se l’utente seleziona una campagna da lì, tutti i dati verranno caricati nella sezione a sinistra, in modo che l’utente potrà sempre apportare delle modifiche.

Membri

Per aggiungere o eliminare agenti da una campagna l’utente deve andare su Membri nell’angolo in alto a sinistra

Aggiunta Membri

  1. Nella colonna delle campagne bisogna selezionare una o più campagne a cui aggiungere o da cui eliminare membri.

  2. Selezionare uno o più agenti dalla colonna agenti e cliccare su Aggiungi.

  3. Nella colonna Membri saranno visibili gli agenti aggiunti alla campagna.

Templates

Si può facilmente progettare il proprio template.

Ognuno è associato ad una campagna specifica.

Per creare un nuovo template l’utente dovrà specificare il proprio nome nella casella in alto e la campagna associata a questo nome, il che risulta opzionale andando a modificare la casella accanto.

In caso non sia associata una campagna al template, questo apparirà per ogni campagna nel sistema.

Se l’utente vuole modificare un template esistente, dovrà prima selezionarlo dalla tabella sottostante e il template apparirà pronto per la modifica.


Configurazione del Dialer Email

Permette di configurare il proprio dialer per la campagna email per l’invio di un elevato volume di email.

Campagne: Ogni campagna email nel sistema verrà elencata qui così da potervi associare la campagna dialer email.

Messaggi visualizzati: Indica l’intervallo di tempo in cui una nuova email arriva dopo averne chiusa un’altra.

Schedule: Programma una data in cui si desidera che il dialer lavori. Ad esempio si può impostare che il dialer lavori dal lunedì al venerdì dalle 13:00 alle 18:00 ed esso comincerà a lavorare nell’ora programmata.

Templates: Si può associare alla campagna dialer email un template creato appositamente nella sezione campagna Email.

Allega Schedula: L’utente può allegare un evento all’email. Se viene effettuato un controllo, verrà compilato il seguente campo:

Titolo: Nome dell’evento. Il titolo può avere delle variabili e queste devono essere dettagliate nel file .csv caricato sul dialer. Es.: ${variableName}

Organizzatore: Chi organizza l’evento. L’organizzatore può avere a disposizione delle variabili e queste devono essere dettagliate sul file .csv caricato sul dialer. Es.: ${variableName}

Parametrizable Start Date: La data iniziale può essere aggiunta come variabile. Es.: ${variableName}

Parametrizable End Date: La data finale può essere aggiunta come variabile. Es.: ${variableName}

Start Date: L’utente può scegliere una data iniziale utilizzando il calendario.

End Date: L’utente può prendere la data finale utilizzando il calendario.


Agente Email

Questa sezione mostra in che modo l’agente utilizza Email nel portale.

Accanto alla casella di ricerca c'è un’icona da cui l’utente può facilmente iniziare ad interagire.

La casella seguente verrà compilata:

E all’interno dell’opzione Email:

L’agente avrà l’email nella propria casella e da qui potrà iniziare un’interazione.

Tale email verrà compilata sulla parte destra della sezione, mostrando lo storico della conversazione e le informazioni del cliente:

  • Nome della campagna Email

  • Email del cliente

  • Nome del cliente

Quando l’utente apre l’email, questa opzione consente di rispondere all’utente stesso oppure si può inoltrare a tutti gli altri utenti che la persona desidera. .

Nella sezione a sinistra, l’utente ha una casella di ricerca.

Egli può cercare in base al nome della campagna, l’email del cliente, il soggetto e il nome del cliente.


Supervisore

Controllo Campagna

Qui sono mostrate le statistiche in tempo reale.

Recording

In questa sezione, il supervisore vedrà ogni interazione delle chat email.

Dialers Monitoring

Menù per supervisionare lo stato del servizio Email.

Pannello di controllo

Mostra tutti i servizi email attivi permettendo di supervisionare le attività e caricare informazioni.

Liste

Sezione in cui sono amministrate le liste del dialer email.


CC/BCC Modifica.

  • All'interno dell'interazione premere la seguente icona.

  • Qui puoi modificare il cc/cnc.

  • Una volta terminato, premi il pulsante Salva.

 

IMPORTANTE:

  • Il cc/cnc verrà aggiornato man mano che i messaggi arrivano all'interazione. Quindi PRENDERA' SEMPRE il cc/bcc dell'ultimo messaggio ricevuto.

  • Quando si risponde ad un messaggio di interazione che ha un cc/cn associato, NON ACCETTA quello, ma prende SEMPRE quello configurato nel form "Modifica".