En esta sección el supervisor podrá asignar clientes a agentes automáticamente o manualmente utilizando múltiples filtros, registrar clientes en el sistema de forma masiva y desasignar agentes.

• Lista de Agentes: El supervisor podrá asignar clientes a agentes manualmente, realizando una búsqueda de los agentes y presionando el botón "Asignar Manual". Se selecciona un agente y a continuación varios o un registros de la base, al hacer clic en el botón Asignar Manual todos esos registros de la base son asignados al Agente seleccionado.

• Campaña: Campaña de la cual se desea filtrar para asignar casos (Obligatorio).

• Base: Nombre de las bases que se subieron al sistema para la campaña seleccionada anteriormente.

• Departamento: Selección del departamento del cual se desea filtrar en el caso de elegir el filtro por departamento.

• Localidad: Selección de la localidad de la cual se desea filtrar en el caso de elegir el filtro por localidad.

Es importante destacar que el primer campo (ID) debe ser generado y único en la planilla a cargar por parte del Supervisor, va a ser el identificador único de ese registro en la base, esto luego nos permitirá actualizar los campos libres poniendo esa id en cada registro del archivo de actualizar base.

Para subir a la base debemos poner en cada campo, separado por un punto y coma ";" las siguientes columnas a completar:

documento;fechanacimiento;nombres;apellidos;@telefono1;@telefono2;@movil1;@movil2;ocupacion;domicilio;departamento;localidad;sexo;estadocivil;email;@campana;campolibre1;campolibre2; campolibre3;campolibre4;campolibre5;campolibre6;campolibre7;campolibre8;campolibre9;agenteAsignado;@proximocontacto;

A continuación un ejemplo para que quede más claro:

77735722;10/02/1984;Matts;Mayer;24000392;24007332;099324984;099636367;Trabaja;Green Flower St 1777 Apto 401;Montevideo;Pocitos;Masculino;Soltero;mattsmayer@integraccs.com;CampPowerDialer<-;CL1;CL2;CL3;CL4;CL5;CL6;CL7;CL8;CL9;Agente1;;

Permite visualizar la agenda asignada por el día de hoy en todos los agentes del sistema con el fin de gestionar las actividades agendadas previamente.

Es posible cambiar la fecha para días próximos o días anteriores para ver sus respectivas agendas.

Reasignar

Al realizar clic en este botón el sistema ira directamente a la pestaña de Asignaciones con todos los casos en el filtro que son los agendados para el día de hoy, esto permite reasignarlos a otro agente en caso de que sea necesario.

En lo que refiere a parametrización del sistema existe el módulo de parámetros que nos permite agregar nuevos valores a los filtros y parámetros predefinidos en el sistema dentro de estos podemos encontrar:

• Acciones.

• Gestiones.

• Criterios de Búsqueda.

• Entre otros.

Los diferentes tipos de parámetros que se pueden configurar son los siguientes, de los cuales nosotros podemos asignarlos a una campaña y agregarle valores; hay de tipo combo box, donde puedo elegir una casilla de varias disponibles, o escribir en una caja de texto.  Los parámetros que no tienen campaña asociadas es porque indiferentemente de la campaña va a ser útil para todos los formularios de ventas.

Del tipo Combo Box, se identifican con el "cmb" al principio del parámetro, o del tipo de Cuadro de Texto se identifican con el prefijo "txt" seguido del nombre del parámetro en la columna Parámetro

Parámetro: Campo por el cual filtraremos para cargar información en el sistema.

Filtro: Permite definir un filtro por ejemplo en criterios de búsqueda en carteras agregar la consulta SQL que se usara, etc.

Valor: Permite definir el valor a mostrarse en el parámetro del sistema que se use.

Sub Valor: Permite definir un sub valor para el parámetro.

Fecha de Producción: Será la fecha de validación en la sección Validaciones. 

En esta sección se darán de alta y modificarán los productos para ser utilizados en cada campaña.

Campaña: Nombre de la campaña a incluir el producto.

Moneda: Definición de pesos o dólares.

Contrato: Tipo de contrato que va a usar ese producto (para la generación de contratos).

Producto: Nombre del producto.

Categoría: Definición de un atributo adicional del producto.

Cantidad: Definición de un atributo adicional del producto.

Rango: Definición de un atributo adicional del producto.

Valor: Valor de los seleccionado.

Esta sección es encargada de registrar, dar de baja y modificación de las tarjetas. Cuando se ingrese una Venta, la tarjeta existirá en el sistema.

Tarjeta: Nombre del tipo de tarjeta.

Largo: Cantidad de números que tiene la tarjeta, depende del tipo de tarjeta.

Dígitos: Primeros cuatros dígitos de la tarjeta.

Validación: Verifica que la tarjeta se valida.

Esta pantalla permite a los supervisores  gestionar los casos de venta, pudiendo filtrar por rangos de fecha, buscar números de contrato específicos y también filtrar por estados puntuales.

Contrato: Permite descargar en PDF el reporte de la venta completo tal cual lo llenó en la ficha el agente.

Editar Venta: Permite abrir la pestaña Edición Venta para modificar datos necesarios de la misma(si la venta está en estados VALIDADO o INVALIDO solo se permitirá ver los datos sin modificarlos). Ver más sobre Edición de Venta

Perfil Completo: Permite descargar en formato PDF un reporte del perfil completo del comprador, con los datos de compra, contacto, etc.

Validación: Permite validar la venta para cambiar su estado a “VALIDADO” (debiendo de seleccionar una fecha de comienzo de contrato valida).

Número de Contrato: Asignación del número de contrato:

• Automática: En base al tipo de contrato.

• Manual: En base al número que se especifique en la casilla.

Anular: Permite cancelar una venta.

 Invalido: Permite invalidar una venta para cambiar su estado a “Invalido”.

Este módulo permite exportar los archivos Excel al sistema de gestión en base al rango de fechas de los contratos validados.

Exportar Cabezales: Exporta un documento detallando todos los clientes que posee la campaña seleccionada dentro del límite de fechas seleccionado, especificando lo que pasó en el primer contacto que existió entre el cliente-agente.

Exportar Productos: Exporta un documento detallando todos los productos que posee la campaña seleccionada dentro del límite de fechas seleccionado.

Exportar Clientes: Exporta un documento detallando todos los clientes que posee la campaña seleccionada dentro del límite de fechas seleccionado.

Exportar Contactos: Exporta un documento especificando los detalles de diferentes contactos.

Permite editar la venta seleccionada desde el panel de validación (únicamente cuando no esta validada).

La pantalla será idéntica a la del módulo de Ventas en la parte de Ventas, pudiendo guardar todos sus parámetros a excepción de la fecha de creación del mismo y del agente que lo creo.

Esta pantalla se habilitará en el mismo módulo de Supervisión únicamente cuando se hagan este tipo de modificaciones.

De aquí se pueden editar todos los mismos parámetros que cuando se da de alta una venta:

• Productos Contratados

• Integrantes del Contrato

• Forma de Pago

• Comentarios de la Venta

• Agente: Nombre del agente que tiene asignado ese cliente.

• Edición del Titular: Lleva al usuario a la sección de Edición de Contacto.
• Script: Script asignado a la campaña para este usuario.
• Guardar

Paralelamente a esta pantalla de edición de la venta, dado que el contrato se genera con los datos del titular se puede proceder a editar estos datos en el perfil de cliente desde el botón Editar dentro de la sección Edición Titular.

Para lograr aplicar los cambios, el usuario debe presionar el botón Guardar en la esquina inferior derecha y los campos dentro de Forma de Pagos deben estar completos.

Dentro de esta sección se permite modificar todos los datos del contacto Titular de la venta.

El módulo del agente puede ser visto por todos los roles teniendo algunas limitaciones cuando no se tiene el rol de encargado que más adelante veremos.

Este módulo permite la gestión integral de los casos asignados, así como los agendados y búsquedas por diversos criterios.

Flujo operativo de trabajo:

El agente debe operar de la siguiente manera:

• Desde la pantalla inicial de búsqueda elegirá según los criterios que le sean necesarios los casos a gestionar, seleccionando un caso y apretando el botón “Gestionar” (inciso i).

• Como paso posterior entrará en la pantalla de gestión (inciso ii) donde verá los datos puntuales del lead (recordando que aquí se puede modificar únicamente dirección y documento).

  • En el caso de que el cliente no esté dado de alta en los contactos del sistema en la pestaña contacto no aparecerá ningún dato (inciso iv) por lo que se deberá de crear (apretando el botón de salvar en el documento de identidad previamente cargado por el operador).

  • En el caso de que él cliente exista se podrán cambiar todos los datos de este en la ficha del cliente para posteriormente salvarlos.

• Datos tales como (nombre, apellido, dirección, localidad, ciudad, documento, teléfono y fecha de nacimiento) son necesarios para continuar en acciones como “venta” que llevaran a la pantalla de venta, en caso contrario se dará el aviso correspondiente para cargar esos datos en la ficha del contacto.

• Una vez en la venta se deberán de cargar los datos del producto a vender (estos productos estarán pre filtrados por campaña) así como también los beneficiarios (en caso de núcleos) y posteriormente los datos y notas de la venta, para que posteriormente sean validadas por el supervisor, donde se generarán los números de contrato específicos una vez validados.

Esta sección permite al Agente buscar clientes dentro del sistema, gestionarlos y devolverlos.

Permite mostrar en la tabla inferior la base filtrada en varios criterios de búsqueda, los cuales pueden ser los siguientes:

• Datos Personales: Nombre, Teléfono, Documento, Estado de residencia, Población Municipio dentro del Estado en el que reside.

• Campaña: Permite seleccionar la Campaña sobre la cual hacer la búsqueda

• Resultado: Trae los clientes que contengan el resultado seleccionado en esta sección

• Casos sin gestión: Trae los casos que no han sido gestionados

• Todos: Si se encuentra seleccionado, se hará la búsqueda con los filtros aplicados sobre los casos de TODOS los agentes y campañas. Cuando no se encuentra seleccionado, la búsqueda se hará solo sobre los clientes que están asignados a el agente que realiza la búsqueda.

• Finalizados: Si esta seleccionado, la búsqueda se hará sobre todos los casos, hasta los que ya están en estado finalizado.

 Gestionar: Al seleccionar un registro en la tabla inferior y apretar el botón de gestionar, permite ver toda la información del cliente seleccionado en los tabs Gestión y Contacto.

Devolver al Supervisor: Retorna un caso puntual al supervisor para que este pueda re-asignarlo a otro agente, debe especificar el motivo de por qué se retornó en el cuadro de texto de abajo.

Esta es la pantalla principal donde se gestionan los casos puntualmente, permitiendo ver su histórico de acciones, información de contacto.

En la parte superior aparece el nombre completo del cliente que el usuario se encuentra gestionando, junto con su número de documento. Seguido del nombre de la campaña a la que pertenece y el nombre del Agente al cual este cliente está asignado.

Datos del Cliente:

• Datos Personales: Datos modificables como el Documento, Fecha de Nacimiento, Nombre, Apellidos, Teléfonos, Celulares, Ocupación, Datos de Residencia, Sexo, Estado Civil, Email, Mutialista.
  Al costado del Documento aparece el icono de la lupa , con el cual el Agente podrá buscar a un cliente dentro del sistema con su número de Documento. Por otro lado, al lado de cada teléfono aparece el icono con un teléfono , permitirá realizar una llamada desde el formulario sin tener que discar el número en el teléfono.
• Campos Libres: Existen campos libres los cuales su nombre para cada campaña se definen dentro de los parámetros del sistema.
• Finalizados: Se selecciona cuando no se quiere ver más el caso en la zona de Búsqueda y Casos asignados, se marca como finalizado cuando ya no hay más posibles gestiones para este caso.
• Script: Script asignado para esa Campaña y ese Agente, por el Supervisor.
• Guardar Lead: Permite guardar todos los datos tanto en el Lead como en el contacto.

Guardar Documento: El guardar en documento permite poner un número de Documento (CI) en el registro para poder tener trazabilidad desde la vista de contactos. Si el contacto existe traerá todos los datos de este, y en caso de que no los mismos se complementaran sin tener que ir necesariamente al contacto.

Gestión: Permite agregar una nueva gestión en base a los criterios de:

• Acción: Qué tipo de interacción se realizó, Llamada Entrante, Llamada Saliente, SMS, etc.

• Resultado: Ql resultado de la acción, Venta, No Contestó, Ocupado, etc.
  En el caso de seleccionar el resultado Venta, se dirigirá a la sección específica de Venta. En el caso de seleccionar Nuevo Lead, permite la posibilidad de colocar un teléfono adicional y crear un lead en base al mismo.

• Dato: Al seleccionar una gestión en particular de la tabla de gestiones se puede ver el dato de la gestión para ver todo el texto, fecha y estados (para agregar una nueva gestión con el botón de la escoba se limpian los datos y se puede ingresar la información nuevamente).

• Volver a Llamar: Permite seleccionar una fecha para agendar un próximo contacto.

• Comentarios: Comentarios de la gestión a realizar.

• Mail: Enviar un mail utilizando la casilla que está en email, como asunto lo que está en Dato y el cuerpo lo que está en comentario, esto genera automáticamente una gestión y envía el mail.

• SMS: Envía un SMS a Movil1 con el texto que se encuentre en comentarios, también genera automáticamente una gestión.

• Guardar: Guarda una gestión.

Cuando el agente se encuentra gestionando un cliente, el sistema automáticamente habilita la sección de Venta para generar una.

Recordar que no se podrá guardar una venta sin antes haber guardado la gestión.

En la parte superior de esta sección aparecerá el documento del cliente junto con su nombre completo.

Producto

• Producto: El producto a ser vendido. De acuerdo a la campaña con la cual este trabajando el agente, se presentaran las opciones correspondientes.

• Moneda: Pesos o dólares. Se colocarán la opción si el producto lo permite.

• Categoría: Depende del tipo de producto, se presenta en la planilla con el detalle de cada uno. 

• Cantidad: Se utiliza para colocar la cantidad de horas, esto depende del producto.

• Rango: Se colocaran la opción si el producto lo permite.

• Valor: Asignación del valor que tendrá.

Integrantes

• Documento: CI del integrante o beneficiario.

• Nombres: Nombres del integrante o beneficiario.

• Apellidos: Apellidos del integrante o beneficiario.

• Nacimiento: Fecha Nacimiento.

• Vínculo: Tipo de vínculo con el titular, padre, hijo,etc.

• Mutualista: Mutualista a la cual la persona se encuentra afiliada.

Forma de pago

• Forma Pago: Forma de pago convenida en la venta.

• Núm. Tarjeta: Número de Tarjeta de Crédito en caso de ser necesario.

• Vencimiento: Hace referencia al venicimiento de  la tarjeta de Crédito.

• Documento: CI del integrante o beneficiario (tiene que ser válida).

• Nombres: Nombres del integrante o beneficiario.

• Apellidos: Apellidos del integrante o beneficiario.

• Nacimiento: Fecha Nacimiento.

Comentarios: Permite ingresar comentarios a la venta.

Botón Guardar: Guarda la venta, hasta no ejecutar este botón ningún dato es guardado en el sistema simplemente son mostrados.

Agenda propia del Agente.

Desde aquí se puede seleccionar un cliente de la tabla y gestionarlo, haciendo que se abra el tab de Gestión con los datos cargados de ese cliente.

A nivel del agente es posible calcular las estadísticas de ventas realizadas, tanto en número como en un reporte con más detalles para control interno del agente.

Parámetros

Calcular: Calcula en base al rango de fecha dado, la cantidad de fechas validadas, las que están sin validar y canceladas.

Reporte: Generación de un reporte en base al rango de fecha dado, la cantidad de fechas validadas y las que están sin validar. Se descargará un archivo con el reporte automáticamente.

Visión única del contacto, como en gestión un contacto puede estar varias veces ya que puede venir en bases de distintas campañas de distintos clientes y se gestiona por separado, en esta visión tenemos una vista unificada de los datos del contacto, estos pueden ser actualizados para mantener siempre en un lugar único los datos más actuales de los contactos.

También posee una vista unificada de todas las gestiones para este contacto para todas las campañas.

La base de datos de contactos es única y no repite los contactos que son identificados por su número de documento.

En la parte superior de esta sección aparecerá el documento de la persona junto con el nombre completo.

Búsqueda

• Si el contacto no fuera encontrado ya que en la base original no tiene documento, entonces es posible hacer una búsqueda manual para encontrarlo y así ver y/o actualizar sus datos más recientes.
• Para esto es posible utilizar los campos Documento, 1 Nombre, 2 Nombre, 1 Apellido, 2 Apellido, 1 Teléfono, 2 Teléfono, 1 Móvil, 2 Móvil.

Guardar Contacto: Guarda los datos nuevos del Contacto. Esto para tener siempre sus datos actualizados y unificados.

Limpiar Campos: Limpia los datos de pantalla.

Generar Lead: Ya que en base a una venta se pueden generar nuevos contactos, se permite en base a un contacto generar un nuevo lead, como único requisito seleccionar a que campaña se desea generar dicho lead para después gestionar.

La entrada de datos se define con los siguientes campos delimitados por ; .

Estos son obtenidos guardando los archivos de Excel como CSV.Re[p

Ver planilla :  INGRESO DE DATOS.xlsx

Cabe destacar los campos marcados en azul son los campos libres del 1 al 5, estos pueden tener cualquier valor que serán utilizados para cada campaña de forma diferente. Estos mismos campos son los que son posibles de actualizar con la actualización de datos.

La primer columna es un campo numérico que debe ser único y asignado por el supervisor del Contact Center, siempre debe guardarse el ultimo para no repetir los mismos, de lo contrario va a fallar la subida de datos.
Este punto nos permite luego en Actualizar Datos poder actualizar los mismos aunque no se disponga del documento identificador del mismo.

Ver formato en Ventas#Asignaciones

Los reportes tiene filtros de Fecha inicial, Fecha final, Campaña, Agente.

1. Salida Datos Contacto: Permite intercambiar datos con el sistema de Acompaña, se proveen los datos según la tabla de Contactos. (Ver reporte)

2. Información de Ventas: Para cada venta permite ver productos, integrantes y forma de pago.

3. Detalle Gestión por Estado: Último Estado de gestión por ¨Lead¨.

4. Detalle de Leads sin Gestión: Leads asignados que no fueron gestionados por agente.

5. Ventas por Agente: Cantidad de Ventas por Agente.

6. Gestiones por Resultado: Cantidades de resultados agrupadas por agente.