Administración de Email

Para poder gestionar la configuración de las campañas de email en uContact es necesario contar con un usuario con permisos de administración en el sistema.

Configuración básica de email

Aquí se pueden crear las campañas de email.

Datos de Campaña

• Nombre
  Nombre que lleva la campaña de email.

• Nivel de Servicio
  Es el tiempo en que se deben atender las interacciones que llegan a la campaña, si el tiempo de espera es mayor al estipulado en el campo, el nivel de servicio baja.

• Estrategia
  Es el comportamiento que va a tener la campaña. Para obtener más información sobre las diferentes estrategias.

• Horarios
  Horario en el cual la campaña estará disponible, es decir, con agentes disponibles para atender las interacciones. Para agregar una configuración de horarios es con el botón '+' o eliminar una seleccionada de la lista con el botón '-'.

• From name
  Es el nombre con el que se muestra la cuenta de correo asignada a la campaña cuando llega al destinatario.

Datos de Email

• Cuenta
  Es el correo por el cual ingresarán emails.

• Contraseña
  Contraseña asignada a la cuenta. Si la misma se escribe incorrectamente no se podrá crear la nueva campaña, el usuario será advertido en caso de que esto suceda.

• SMTP saliente
  Protocolo para transferencia simple de correo asignado, es obligatorio para enviar emails.

• IMAP entrante
  Protocolo de acceso a mensajes de Internet asignado, es obligatorio solo si Recibir Emails está activo.

• Puerto
  Número del puerto asignado para cada protocolo.

Configuración Avanzada

Estos parámetros ya poseen un valor por defecto para un correcto funcionamiento de la campaña.

Para ver más acerca de su función visite Conceptos importantes - Omnicanal

Parámetros

Interacciones máximas por agente
Cantidad de interacciones de esta campaña que puede poseer el agente al mismo tiempo. Se requiere únicamente para la estrategia nocall. Visite Estrategias para ver más.

Habilitado
Si se encuentra chequeada, la campaña puede ser utilizada.

Recibir emails
Si está activado, los emails enviados a la dirección de email configurada entrarán en cola como interacción al portal. Además serán obligatorios los campos IMAP y POP; si este checkbox está vacío, la campaña no requerirá los puertos entrantes y tampoco recibirá mails, pero si podrá enviar.

Firma
Dentro de la sección Templates, se podrá crear un template de firma y se asigna aquí. Cuando un agente responda/redacte un mail vía esta campaña se cargará la firma asignada automáticamente.

Habilitar calificación
Cuando este check está activo, nos habilita dos campos más que se utilizan para configurar la calificación de los emails salientes.

• Motivación a calificar
  Este es el título de la calificación, un ejemplo podría ser 'Califique nuestro servicio' y se encontrará justo encima de los íconos de calificación.

  

• Gracias por calificar
  Al hacer clic en este campo, nos mostrará un modal para redactar un mensaje de agradecimiento que se muestra al cliente luego de calificar.

  

Umbrales
Son métricas para realizar las estadísticas de las campañas en tiempo real, las mismas se miden en tiempo (segundos). Para más información visite Umbrales - Omnicanal

Mensaje de Confirmación
Si este campo se encuentra activado, se le podrá adjudicar un Template a la campaña. El mismo funcionará de la siguiente manera, cuando un cliente envía un mail ingresando por esa campaña, al cliente se le responderá con un mail automático conteniendo el Template adjudicado, al agente dentro de la campaña se le iniciará la interacción.

Interacciones máximas en cola

Número de interacciones máximas para actualizar la cola.

Encriptación/Seguridad 
El usuario dispone de tres opciones diferentes TLS, SSL y SMTP. 

• Ejemplo de configuración Gmail:
  Outbound SMTP                     Puertos
  smtp.gmail.com                         587
  Inbound IMAP
  imap.gmail.com                         993

• Ejemplo de configuración Outlook:

Outbound SMTP                     Ports
smtp-mail.outlook.com           587
Inbound IMAP
outlook.office365.com       993

Una vez creada la campaña, la misma aparecerá en la lista situada a la derecha de la pantalla.

De esta manera si el usuario la selecciona, los datos de dicha campaña serán cargados en los campos de la sección de la izquierda, habilitando al mismo a modificar la campaña.

Miembros

Para agregar o eliminar agentes a las campañas, el usuario debe pasar a la sección de Miembros en la parte superior izquierda de la pantalla de configuración.

Agregar Miembro

1. En la columna Campañas se selecciona una o varias campañas a las cuales se desea agregar o quitar miembros.

2. Seleccionamos uno o más agentes de la columna Agentes y presionamos Agregar.

3. En la columna Miembros veremos a los agentes agregados a la campaña.

Templates

Fácilmente diseña tus propios templates.

Cada uno de estos puede ser asignado a una campaña en específico.

¿Cómo crear un template?

Para crear un nuevo template, el usuario debe especificar el nombre del mismo en el campo superior y la campaña a asignarlo en el de abajo, lo cual es opcional activando/desactivando lo mismo con el checkbox de al lado.

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En caso de que el template sea creado sin una campaña adjudicada, el template aparecerá para todas las campañas del sistema.

Si el usuario desea editar un template ya creado, se debe seleccionar el mismo de la tabla y el mismo es desplegado para ser modificado.

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Marcadores de email

Permite enviar emails de forma masiva.

¿Cómo crear marcadores de email?

Para crear un marcador el usuario debe completar los campos:

• Campañas: Se listaran todas las campañas de email y así asociar una de ellas a la campaña a configurar.

• Tiempo entre mensajes: Indicara el tiempo, en segundos, que demorara en entrar una nueva interacción luego de haber finalizado una.

• Agenda: Se agenda una fecha en el cual se desea que el marcador funcione. Como ejemplo se puede colocar que el marcador funcione de Lunes a Viernes de 13hs a 18hs el cual comenzará a discar si se encuentra dentro del horario establecido.

• Templates
  Se adjudicará un template ya creado en la sección Templates de campañas de Email.

• Adjuntar agenda
  El usuario podrá adjuntar un evento en el mail.
  Se desplegará lo siguiente para lograr configurarlo:

• Título
  Nombre del evento. El título del evento también puede contener variables parametrizables, esta última será la variable detallada en el .csv subido para el marcador. Ej.: ${nombreVariable}

  • Organizador
    Detalle de quien organiza el evento. El nombre del organizador del evento también puede contener variables parametrizables, esta última será la variable detallada en el .csv subido para el marcador. Ej.: ${nombreVariable}

  • Fecha de inicio parametrizable
    Se podrá elegir una fecha inicial utilizando parámetros. Este último será la variable detallada en el .csv subido para el marcador. Ej.: ${nombreVariable}

  • Fecha final parametrizable
    Se podrá elegir una fecha final utilizando parámetros. Este último será la variable detallada en el .csv subido para el marcador. Ej.: ${nombreVariable}

  • Fecha inicio
    Utilizando el calendario se seleccionara una fecha inicial.

  • Fecha final
    Utilizando el calendario se seleccionara una fecha final.

Listas de email

En esta pantalla se suben y administran las listas para los marcadores de email.

Asunto

Se detalla el asunto con el que se enviaran los mails del discador.

Carga de lista

Se podrá subir un archivo .csv como registro masivo de contactos para enviar el mail deseado.

• El parámetro campaña deberá coincidir con el nombre de la campaña de marcador de email por la cual saldrá el registro. (Obligatorio)

• El mail del destinatario debe ser válido, de lo contrario cuando el marcador se inicie, no se enviará y por ende marcará como fallido. (Obligatorio)

• Se puede escribir el mensaje que se desea enviar. Si no se lo especifica en la lista, entonces se enviará el template asociado al discador, si es que existe uno, de lo contrario será un mensaje vacío.

• En  caso de que se deseé agregar adjuntos, primero se debe subir el adjunto en la sección Adjuntar archivo de la pantalla. Una vez subido el archivo, aparecerá un texto que debe ser copiado y pegado en esta división del csv a subir.

• Las variables representaran los campos genéricos en el template asociado. Cuando el mail sea enviado, estas variables serán las que se sustituirán por los valores indicados en este parámetro. Los campos genéricos en el template deben estar indicados de la siguiente manera Hello ${name}, donde name será el nombre de la variable. Los valores de las variables deben estar separados con coma y se deberán de escribir de la siguiente manera: "nombreVariable1":"valor,"nombreVariable2":"valor".

En la esquina superior derecha veremos un botón de Play para iniciar el marcador y botón de Stop para detenerlo.

Cuando el marcador se inicia, aparecerá una gráfica indicando el porcentaje de emails procesados.
Cuando el mismo llegue a 100%, todos los mails existentes en el registro habrán sido enviados.

Supervisión de email

Monitoreo de campañas de email

Aquí se podrán ver las estadísticas en tiempo real de las campañas de Email.

Información en pantalla

Tabla inferior izquierda

La tabla que se encuentra en la sección inferior izquierda muestra:

• Icono: Icono del estado del agente. Junto con el icono del estado puede aparecer: en caso de que el agente este en una llamada, aparecerá un teléfono; y si el agente esta en break aparecerá la imagen correspondiente a ese break.

• Estado de Canales: Si el agente se encuentra con una interacción activa, dependiendo el canal, aparecerá su logo correspondiente SMS, Webchat, Email y Redes sociales, entre otros. Pueden aparecer juntos si es el caso.

• Estado: Estado del agente en tiempo real. Los estados pueden ser Desconectado, Ocupado, Libre, Libre en break y Ocupado en break (siendo break cualquiera de los disponibles).

• Agente: Nombre del agente.

• Completados: Cantidad de Emails completados por el agente salientes y entrantes.

• Activas: Señala las interacciones que el agente mantiene activas.

• Tiempo: Tiempo desde el último cambio de estado del agente.

Tabla inferior derecha

La tabla que se encuentra en la sección inferior derecha muestra los datos de los clientes de email que se encuentran en espera:

Email: Email con el cual el cliente envió la interacción.

Espera: Tiempo que el cliente lleva esperando a ser atendido.

Acciones con agentes

Cuando se da click sobre un agente con interacción activa, se desplegaran las siguientes opciones:

• Espía
  El supervisor podrá visualizar en tiempo real los emails intercambiados entre el agente y el cliente.

• Monitorear Pantalla
  Permite visualizar la pantalla del agente en tiempo real, para ver este botón debe estar habilitada la opción de monitorear pantalla en Configuración - Agentes.

• Info
  Despliega una ventana con toda la información del agente.

• Pausa
  El supervisor pausara la sesión del agente evitando el ingreso de interacciones.

• Chat con agente
  Nos da la posibilidad de enviarle un mensaje a un agente.

• Desloguear agente
  El supervisor podrá desloguear al agente del portal.
  El agente deberá ingresar su usuario y contraseña nuevamente para poder ingresar y continuar trabajando.

Grabaciones de Email

En esta sección se podrán ver todas las conversaciones de Email.

Búsqueda de Grabaciones

Parámetros de filtrado

• Fecha inicio: Fecha desde la cual se desea iniciar la búsqueda de grabaciones de Email.

• Fecha final: Fecha hasta la cual se desea obtener las grabaciones de Email.

• Email: Dirección de Email entrante.

• Asunto: Asunto del Email entrante.

• Campaña: Seleccionar las campañas de Email de las disponibles en la lista.

• Agente: Seleccionar los agentes que atendieron el Email.

Visor de grabaciones de email

Cuando el usuario presiona sobre uno de los mails, el mismo se abre de esta forma:

En la esquina superior derecha se encuentra el icono de impresora, con el cual el mail podrá ser impreso.

Monitoreo de marcadores de email

Menú para supervisar el estado de los servicios de Email.

Dashboard

Muestra todos los servicios de email activos, permitiendo administrar su actividad y carga de información.

Campañas
Permite seleccionar la campaña para supervisar.

Nombre de la lista
Detallada el nombre de la lista que se encuentra activa y al lado su estado:

• Inactivo

• Activo

Estado
Muestra el estado general de la campaña en base a los siguientes estados:

• Inactivo

• Activo

En fecha
Muestra si la campaña está en fecha según la definición que tenga para ejecutarse, con los siguientes estados:

• Inactivo

• Activo

Procesadas
Cantidad de Emails procesados por la campaña.

No procesadas
Cantidad de Emails restantes por procesar en la campaña.

Enviados
Cantidad de Emails que fueron procesados y se enviaron correctamente.

Fallido
Cantidad de Emails que fueron procesados pero no se enviaron correctamente.

Visto
Cantidad de Emails que fueron abiertos por el receptor.

Rechazado
Número de mails que fueron rechazados.

Spam
Número de mails que ingresaron a spam, los mismos están registrados en blacklist.

Agente Email

Encuentre aquí como el Agente utiliza los Emails en el portal.

Iniciar Interacción

Con el icono que se encuentra al lado de la sección de búsqueda, el usuario podrá fácilmente comenzar interacciones.

Al presionarlo se desplegará el siguiente recuadro.

El agente tendrá en su bandeja de interacciones el email con el cual comenzó la interacción.

Al abrirlo, el mismo se despliega en el lado derecho de la pantalla, mostrando el historial de interacciones e información del cliente en la parte superior como:

• Nombre de la campaña de email

• Email del cliente

• Nombre del cliente

Respuesta de mails

Al responder un mail tendremos las mismas opciones que al iniciarlo sumado a un botón que nos permitirá responder con el histórico de mails enviados.

Búsqueda de Interacciones

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En la sección izquierda, el usuario se encuentra con una parte de búsqueda de interacciones.

Podrá buscar por nombre de campaña, email del cliente, asunto y nombre.